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                關於會計電算化的探討

                  摘要:世界社會經濟制度和市場競爭情況是影響經濟發展的兩個主要因素。二十一世紀新的經濟制度和市場環境迫使各行各業乃至國家機關、行政事業單位必須實行會計電算化。那麽,又有多少人真正認識了解會計電算化呢?為此,筆者從會計電算化的概念及其內容、會計電算化的意義和作用、當今會計電算化存在的問題及會計電算化存在的問題的解決對策這幾個方面談一下自己粗淺的看法。    關鍵詞: 會計電算化;作用;問題;對策   進入21世紀後,全球經濟發展呈現出一種新的態勢,即傳統的農業經濟、工業經濟正被一種嶄新的經濟形態——知識經濟所取代。在這個時代,高新技術(計算機技術和現代網絡技術)迅速發展,技術含量在經濟▓發展中的比重大大提高,人類社會各方面發生了重大變化。為適應時代的要求,企業就會計工作方面也掀起一次改革風潮,開始實行起了會計電算化。    一、 會計電算化的概念及其內容   (一)會計電算化的概念   在全球經濟向網絡經濟邁進的▓今天,隨著信息技術的飛速發展,建立高效完整的會計信息系統,實現會計電算化已是大勢所趨,成為各行各業乃至國家機關、行政事業單位的當務之急。  會計電算化的概念有廣義和狹義之分。廣義的會計電算化是指與實現會計工作電算化有關的所有工作,包括會計電算化軟件的開▓發和應用、會計電算化人才的培訓、會計電算化的宏觀規劃、會計電算化的制度建設、會計電算化軟件市場的培育與發展等; 狹義的會計電算化是指以電子計算機為主體的當代電子信息技術在會計工作中的應用。   (二)會計電算化的內容   會計電算化工作所要完成的任務是通過現代化的手段,提升會計工作的地位,促進管理水平的現代化發展,提高會計工作的效率和質量,增強企業單位的經濟利潤和效益。其內容應包括實現如下幾個轉變過程:(1) 從單項應用向綜合財務處理轉變;(2) 從財務會計電算化向將財務會計和成本與管理會計有機結合後的電算化轉變;(3)從會計管理信息系統向會計決策支持系統轉變。與此同時,對會計數據的管理應從數據庫管理向數據倉庫管理方向發展。    二、 會計電算化的意義和作用  在市場經濟瞬息萬變的知識經濟時代,會計電算化的應用,能為企業提供及時、準確和完整的財務信息,從而增強決策有用性,提高企業的管理效率和經濟效益,不斷提升企業在市場中的核心競爭力。而它的意義不僅僅在於節省了人力和時間,而且在轉換企業經營機制、增強企業競爭能力、提高企業經營管理水平等方面也具有重要作用。具體表現在以下三個方面:一)提高會計核算的水平和質量方面   會計電算化的首要目標是實現會計核算工作的電算化。會計電算化系統極大的提高了會計核算工作的水平和質量,主要有以下幾方面的表現:  1、 減輕勞動強度,提高工作效率      傳統的▓手工會計工作量大、效率低、可能出現的錯誤多,而新興的電算化會計應用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬以及代替部分由大腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷,大大減輕了會計人員的勞動強度,從而提高了會計工作的效率。   2、加快信息處理,提高共享程度 企業在建立了電算化會計系統後,會計核算的環境發生了很大的變化。會計電算化通過網絡實時處理會計數據, 產生賬戶余額和發生額,計算█精度高(減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯), 能夠及時準確地提供會計信息。提高了信息處理的時效性和準確性,從而也提高了會計數據信息的共享程度。  3、加強會計基礎工作,促進會計工作規範化      會計基礎工作是會計工作和財政經濟工作的基本環節。會計電算化的使用不斷提高了會計工作和財政經濟工作的水平,逐步實現了會計基礎工作的規範化、制度化、科學化。   (二)提高企業現代化經營管理水平方面   實現會計核算電算化是會計電算化的基礎,全▓面提高企業現代化管理水平則是會計電算化的主要目的。實現會計電算化,提高企業現代化管理水平主要體現在以下幾個方面:  1、 為企業從經驗管理向科學化管理轉變創造了條件      知識結構的更新,利用內部和外部信息參與管理、分析、預測、決策,為企業從經驗管理向科學化管理轉變創造了條件。  2、為企業從事後管理向事先預測、事中控制轉變創造了條件     日常企業管理是建立在事後定期核算管理基礎上的。會計電算化的應用對企業經營管理的事中控制、計算機管理決策模式的事先預測和決策有重要作用。  3、為企業全面管理現代化奠定了基礎    會計信息占企業管理信息的60%~70%(屬綜合性指標),是管理者、投資者和債權人等改善經營管理、評價財務狀況、做出投資決策、防範經營風險的主要依據,因此,會計信息系統是整個企業管理信息系統的中心子系統。   (三)推動會計改█革方面   會計電算化的產生和發展,使傳統的會計學理論和實踐均受到了影響,推動了會計技術、方法、理論創新和觀念更新,促進了會計工作的進一步發展。電算化會計不僅使傳統會計使用的介質、工具、簿記格式等形式發生了變化,而且對會計核算的方式、程序、內容和方法,以及控制甚至管理制度都提出了相應的變化要求,並進一步涉及到會計學的理論問題。許多地方需要改革後才能適應這一新的情況。    由此可見,會計電算化的應用有著它的必要性和必然性。  三、 會計電算化存在的問題及解決對策(一) 會計電算化存在的問題   “會計電算化”的這個“化”字體現了一個循序漸進的演變過程,即從非電算化逐步過渡到電算化;從初級電算化過渡到高級電算化這樣一個長期而艱巨的演變過程。無論哪一個國家都不能一蹴而就地實現手工會計向電算化會計的轉變,都或多或少地出現了一些不可忽視的問題。目前,我國在實現會計電算化的過程中也出現了一些急需解決的問題。主要包括:  1、 人們對開展會計電算化工作的認識局限      財政部明確規定到2010年,全國要有80%以上的基層單位基本實現會計電算化,但在不少地方,會計電算化的進程還很不理想。一個重要的原因就是對會計電算化的認識不到位。一方面,許多單位的領導和相關個人對會計電算化工作的認識還存在著一些偏差。他們認為會計電算化就是買臺微機給財務部門,手工記賬與微機記賬效果是一樣的,只不過用微機打字記賬清楚,打出的賬目比手工記的賬好看一些,搞不搞無所謂;另一方面,傳統的會計理論也禁錮著部分人的頭腦。單位財務部門的人員中有不少人錯誤地認為實行會計電算化只是一個形式,他們把它當作樹立企業形象的一種手段,“算盤”和“賬本”才是財務會計的工具,以至於有些單位花錢買了會計軟件卻沒有真正使用。這些片面的認識給會計電算化工作帶來了極大的危害,嚴重影響了會計電算化健康順利地發展。  2、財會專業人員計算機知識欠缺      會計電算化的應用對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定的會計專業知識,還要掌握相關的計算機知識,財務軟件的使用技術以及保養和維護等多方面的技術。而現階段不少單位的電算化會計人員都是由過去的會計、出納█等經過短期培訓而來的,雖然他們會計業務經驗豐富,但是他們的計算機專業知識卻很匱乏,在使用計算機處理業務時,只是局限在財務軟件的使用上,軟件在運行過程中一旦計算機出現故障或者與平常見到的界面不同時,就束手無策,導致系統不能正常運行,直接影響了會計電算化工作的開展。  3、會計電算化信息系統的安全性、保密性差   財務上的有些數據是企業的秘密,在很大程度上關系著企業的生存與發展。但當前大部分的軟件公司在開發財會軟件系統時未認真研究過安全和保密問題。這些軟件在實際工作應用中往往存在許多安全隱患。例如,許多軟件缺乏操作日誌記錄功能,對操作人、操作時間和操作內容沒有具體記錄,出現問題不便追究責任;另外,數據庫缺少必要的加密措施,可以很方便的從外部打開修改;甚至,還有一些商業軟件為了占領市場,為用戶提供修改以前年度賬目等功能。因此,萬一由於操作人員一時疏忽、操作不當導致系統癱瘓,或是計算機遭到病毒侵襲,系統便很難恢復,而要想恢復原來的數據就更是難上加難,給企業造成嚴重的損失。  4、電算化檔案管理制度不完善      會計電算化工作是一種無紙化工作,所產生的數據均存在計算機的硬盤上。但由於許多單位實行會計電算化的時間短, 沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員職責,從而造成會計檔案被人為破壞和自然損壞,乃至單位會計信息泄密。主要表現在:(1)部分操作人員對會計電算化檔案的組成內容不甚了解, 在完成對新的經濟業務內容的財務處理後,未養成每天備份的習慣,機器一旦出現故障,部分財務數據就面臨著丟失的危▓險;(2)一些操作者雖然做到了當天備份,但沒做到雙重備份(分處、分人保管),或是對備份的數據盤不能做到定期檢查,一旦發生問題就無法進行補救;(3)人們往往習慣用軟盤備份,隨意性大,易出故障,在數據恢復上易出現麻煩。  5、會計電算化的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度  隨著計算機使用範圍的擴大,利用計算機進行的貪汙、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加。由於會計數據儲存在計算機磁性媒介上,容易被篡改(有時甚至能被非法人員不留痕跡地篡改),數據庫技術的提高也使數據高度▓集中,一些未經授權的人員(多為熟悉財會軟件的計算機知識豐富的不法人員)為了個人利益或是小團體的利益,利用財會軟件中的漏洞通過計算機網絡瀏覽全部數據文件,復制、偽造、銷毀企業重要的數據。由此可見,發現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統更大,計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統更大,換句話說,利用計算機舞弊犯罪具有很大的隱蔽性和危害性。    (二) 解決問題,不斷完善    一個新的系統模式的建立都要經歷由不成熟到成熟、由不完善到完善的發展過程,這個發展過程可能很快,也可能很慢,我們無法預知,而加快這一發展過程▓的唯一途徑就是“對癥下藥”,故我在此針對上述問題提出以下解決之策:   1、 提高人們對會計電算化的思想認識     目前,我們所定義的會計電算化是電子計算機在會計工作中應用的簡稱,是以電子計算機為主的現代電子信息技術應用到會計中,用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人工完成對信息的分析、預測、決策的過程,以提高財會管理水平和經濟效益,進而實現會計工作的現代化。各級領導和財會人員應加強對會計電算化的認識,要轉變觀念,意識到會計電算化不僅僅是核算工具和核算方法的改進,而且對會計學科本身也是一次大的改革,這種“改革”可以使會計人員從繁瑣的記賬、算賬、報賬中解脫出來,將更多的時間和精力轉移到資金管理、資金分析上,進而能夠為決策提供可靠數據,促進單位經濟業務發展。因此,各級領導和財會人員要高度重視這一工作,把會計電算化工作作為提高會計工作水平的重要舉措。  2、加大培養復合型會計人才的力度   隨著計算機技術的發展,利用計算機處理會計業務的新型會計工作方式已經逐步形成,新的企業組織形式、經營方式也發生了相應的變化,企業對會計人員的知識水平的要求也越來越高。既要求會計人員要掌握一定的會計專業知識,還要掌握相關的計算機知識(如財務軟件的使用技術、保養和維護、管理等多方面的專業知識)。企業要實現會計電算化,就要提高會計人員的綜合業務素質,在吸納高校會計電算化畢業新生的同時,還應加強對老會計從業人員的培訓力度,定期選拔一些會計人員到高校進修相關的計算機知識,使他們成為既專於財務管理知識,又精通計算機信息技術,能夠熟練地進行財務信息的加工和分析,滿足各方對財務信息的需求的復合型人才,為促進會計電算化的順利發展打下良好的基石。  3、加強會計信息系統的安全性和保密性      會計信息系統的安全性和保密性關系到會計信息的真█實性、可靠性及相關性。而會計信息的真實性、可靠性及相關性是保證信息使用者做出正確決策的基本前提和條件。會計信息一旦失真將會給國家和企業帶來巨大的損失。因此,我們要充分重視加強會計信息系統的安全和保密工作。一方面,制訂各種嚴格的管理制度,建立健全內部控制、數據保護機構,加強數據的保密和安全——由專門的工作人員來管理數據,不允許未經授權的人員將數據進行修改、復制、或其他操作,數█據輸入前必須經過有關負責人批準,由專門錄入人員輸入數據,並由專門的審核人員對輸入的數據進行校對,對錯誤進行更正,同時對非相關人員在非必要的情況下不給予查看數據的權利。另一方面,增強網絡安全防範能力,采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密、身份識別等措施,以避免一些不法人員(主要是“電腦黑客”)通過網絡投放的病毒對財會計算機攻擊和切斷未經授權人員獲取篡改會計數據的途徑。  4、要做好電算化會計檔案管理工作隨著我國會計電算化事業的不斷發展,應做好會計電算化會計檔案的管理工作,使其發揮更大、更好的作用。為了更有效地做好會計電算化檔案管理工作,首先,我們必須做好會計電算化檔案的收集工作。財務部門應定期把計算機系統中的所有會計數據進行檢查備份並保存好,以便在計算機硬件系統損壞後能在最短的時間內恢復原有的會計電算化系統,進而使損失降為最小。其次,我們還必須做好會計電算化檔案的管理與保存工作。由於會計電算化檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,在強磁場或潮濕的環境下,會計檔案極易丟失。因此,在保存這些檔案時應遠離磁場,註意防潮、防塵等。此外,還應註意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案的數據結構有可能不同,這就有可能產生會計檔案不能被調閱或產生某些預料外的錯誤。因此,筆者建議在保存會計電算化檔案時除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本,二者的一致性是非常必要的。  5、防止會計電算化舞弊犯罪 目前,隨著計算機在會計工作中的普遍應用,一些經濟活動當事人為了個人利益或小團體的利益不惜鋌而走險,在會計報表編制過程中弄虛作假、營私舞弊。但由於法規的不健全,使高科技、新技術下的電算化犯罪的控制很困難。例如,對未經許可接觸電算化會計信息系統或有關數據文件的行為,在許多國家法律上不認為是偷竊行為,因此就無法對拷貝重要機密數據的行為治罪。我們必須看到,對電算化會計信息系統的開發和管理,不能僅靠現有的一些法規(如《會計法》、《企業會計準則》等),因為會計電算化犯罪畢竟是高科技、新技術下的一種新型犯罪,為此,國家必須加強計算機犯罪法制建設(制定專門的法規,在全社會加強對計算機安全的宏觀控制,對危害計算機安全的行為進行制裁),進一步完善電算化會計系統的內部控制程度,實現職能部門和計算機數據處理部門並重的全面控制、人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。只有在嚴格的控制下,才可能有效地預防和減少計算機犯罪。    在新世紀新的經濟制度和管理環境下,我們相信會計電算化必將大有作為。雖然目前我國會計電算化的發展仍處於普及提高階段(即穩步發展階段,有計劃有組織發展階段),在發展會計電算化的過程中也存在著一些急需解決的問題,但是,如果每一個財會人員在新環境下都能夠充分認識會計電算化,同時國家也相應地制定一些適應發展需求的政策法規,最大程度地發揮會計電算化的作用,那麽我國的會計電算化將有廣闊的發展前景。本文僅是對“會計電算化”這一新興詞匯做出的簡單概述,不過是引玉之磚,希望更多人了解會計電算化。    參考文獻:
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